L’informativa smart working sulla sicurezza e sulla salute non è un modulo di cortesia da allegare al contratto: è un obbligo di legge che il datore deve rispettare prima che il lavoratore agile inizi a operare fuori dalla sede aziendale. La Legge 81/2017 disciplina il lavoro agile come un accordo tra le parti, non come una prassi organizzativa informale, e impone al datore adempimenti precisi: un accordo individuale scritto, un contenuto minimo obbligatorio e un’informativa periodica sui rischi connessi a questa modalità di lavoro. Conoscere questi obblighi non è un dettaglio burocratico: è ciò che rende lo smart working difendibile in caso di controllo, contestazione o infortunio.
Cos’è il lavoro agile e quando serve l’accordo individuale
Il lavoro agile, per come lo definisce l’art. 18 della L. 81/2017, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti. Non prevede vincoli fissi di orario o di luogo, alterna prestazione in sede e prestazione all’esterno, e può avvalersi di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività. Restano fermi, anche fuori sede, i limiti massimi di durata giornaliera e settimanale dell’orario di lavoro previsti dalla legge e dal contratto collettivo.
Il datore resta responsabile della sicurezza e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore: fornire un laptop non esaurisce l’obbligo.
La norma riconosce inoltre una priorità, non un diritto automatico, nell’esame delle richieste presentate da lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni (senza limiti di età se il figlio è disabile) e da chi ha una disabilità in situazione di gravità accertata ai sensi della L. 104/1992 o assiste un familiare come caregiver (art. 1, comma 255, della L. 205/2017): il datore resta libero di valutare la compatibilità organizzativa della mansione con la modalità agile.
Il lavoro agile non è mai una prassi informale: senza un accordo individuale scritto, l’azienda non ha una base giuridica solida su cui reggere controlli, potere disciplinare e responsabilità in caso di infortunio.
Il regime emergenziale semplificato, che per alcuni anni aveva consentito l’accesso senza accordo individuale a specifiche categorie, è ormai terminato: oggi ogni prestazione di lavoro agile richiede un accordo individuale scritto, indipendentemente dalla categoria del lavoratore.
Il contenuto minimo dell’accordo individuale
L’art. 19 della L. 81/2017 impone la forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Non basta uno scambio di email informali: l’accordo deve contenere elementi puntuali, elencati nella tabella seguente.
| Elemento dell’accordo | Cosa deve specificare |
|---|---|
| Modalità di esecuzione fuori sede | Alternanza tra prestazione in azienda e prestazione a distanza, senza vincoli fissi di orario e luogo |
| Potere direttivo e di controllo | Forme di esercizio del potere direttivo del datore sulla prestazione resa fuori sede |
| Strumenti tecnologici | Gli strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere l’attività |
| Tempi di riposo e disconnessione | Misure tecniche e organizzative per garantire la disconnessione dagli strumenti di lavoro |
| Durata e recesso | Durata determinata o indeterminata, termini e modalità di recesso |
Per gli accordi a tempo indeterminato, il recesso richiede un preavviso non inferiore a 30 giorni; sale a 90 giorni quando il datore recede nei confronti di un lavoratore disabile ai sensi dell’art. 1 della L. 68/1999 (la legge sul collocamento mirato), per dare tempo all’azienda e al lavoratore di riorganizzare la prestazione. In presenza di un giustificato motivo, ciascuna parte può recedere senza preavviso dall’accordo a tempo indeterminato e prima della scadenza da quello a termine.
L’informativa smart working obbligatoria su sicurezza e salute
Qui entra in gioco l’obbligo che dà il nome a questa guida. L’art. 22 della L. 81/2017 impone al datore di consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa scritta, con cadenza almeno annuale, che individui i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro agile.
Non è un documento generico copiato da un modello online: deve riflettere i rischi reali della prestazione resa fuori sede, ad esempio quelli legati alla postazione di lavoro, all’uso prolungato di videoterminali e ai rischi domestici collegati all’attività lavorativa. Il lavoratore, dal canto suo, è tenuto a cooperare nell’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali.
L’informativa smart working su sicurezza e salute non sostituisce il documento di valutazione dei rischi aziendale: lo integra, adattandolo a una modalità di lavoro che si svolge fuori dal perimetro fisico che il datore controlla direttamente.
Resta fermo, per l’intera durata della prestazione agile, il diritto alla tutela INAIL contro infortuni e malattie professionali connessi alla prestazione resa fuori sede, comprese le ipotesi di infortunio nel tragitto verso il luogo scelto dal lavoratore, quando la scelta risponde a esigenze della prestazione o di conciliazione vita-lavoro.
Revoca, recesso e comunicazione al Ministero del Lavoro
L’accordo di lavoro agile può essere a termine o a tempo indeterminato. Nel primo caso si estingue automaticamente alla scadenza pattuita; nel secondo, ciascuna parte può recedere con il preavviso indicato nell’accordo stesso, comunque non inferiore a 30 giorni (90 quando il datore recede nei confronti di un lavoratore disabile ai sensi dell’art. 1 della L. 68/1999). La revoca anticipata, al di fuori dei termini concordati, è legittima solo in presenza di un giustificato motivo o per un accordo tra le parti che modifichi le condizioni originarie.
Accanto all’accordo, il datore ha un secondo adempimento distinto ma collegato: la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro dei nominativi dei lavoratori agili e della durata del periodo di lavoro agile. Dopo le modifiche introdotte dal Collegato Lavoro (L. 203/2024), la comunicazione va effettuata entro cinque giorni dall’avvio della prestazione o dall’evento che ne comporta la modifica — proroga, cessazione anticipata. L’omessa o tardiva comunicazione espone l’azienda a una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato, prevista dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003, a cui rinvia l’art. 23 della L. 81/2017.
Sul fronte delle categorie tutelate, il quadro si è ulteriormente rafforzato: l’art. 1, comma 4, della L. 106/2025 riconosce ai dipendenti con malattie oncologiche, oppure invalidanti o croniche, anche rare, che comportino un grado di invalidità pari o superiore al 74% il diritto di accedere prioritariamente al lavoro agile al termine del congedo previsto dal comma 1 dello stesso articolo (fino a ventiquattro mesi, non retribuito, con conservazione del posto), quando la prestazione lavorativa lo consente. Per il datore, questo significa che una richiesta proveniente da queste categorie non può essere trattata come una richiesta ordinaria tra le altre: va valutata con priorità, e un eventuale diniego deve poggiare su ragioni organizzative concrete e documentabili, non generiche.
Perché l’assenza dell’informativa smart working espone il datore a rischi
Le contestazioni più frequenti in materia di lavoro agile non riguardano quasi mai la legittimità della scelta di introdurre lo smart working, ma le lacune procedurali che l’accompagnano.
| Lacuna dell’azienda | Rischio concreto |
|---|---|
| Assenza dell’accordo individuale scritto | Difficoltà probatoria su orario, potere direttivo e disconnessione in caso di controversia |
| Informativa sicurezza mai consegnata o non aggiornata | Responsabilità aggravata del datore in caso di infortunio riconducibile alla prestazione agile |
| Omessa comunicazione al Ministero del Lavoro | Sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per lavoratore |
| Clausole di controllo non esplicitate nell’accordo | Rischio di controlli a distanza illegittimi, in contrasto con l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori |
La costante è sempre la stessa: la documentazione scritta, aggiornata e consegnata nei tempi corretti è ciò che permette al datore di dimostrare, in sede ispettiva o giudiziale, di aver rispettato gli obblighi previsti dalla legge, anche quando l’organizzazione del lavoro agile è nella sostanza corretta.
Le stesse regole di metodo che l’azienda applica agli altri istituti della gestione del rapporto di lavoro — accordo scritto, informativa aggiornata, comunicazioni nei termini — valgono anche per lo smart working. E anche in modalità agile restano validi gli stessi limiti di orario di lavoro e periodi di riposo previsti per la prestazione resa in sede: cambia la modalità di esecuzione, non i confini legali.
Domande frequenti sull’informativa smart working
Chi deve ricevere l’informativa sulla sicurezza nel lavoro agile?
L’informativa scritta va consegnata sia al lavoratore agile sia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), con cadenza almeno annuale, come previsto dall’art. 22 della L. 81/2017.
Ogni quanto va aggiornata l’informativa smart working?
La legge fissa una cadenza minima annuale, ma l’informativa va aggiornata anche prima, se cambiano in modo sostanziale gli strumenti utilizzati o le modalità concrete con cui si svolge la prestazione fuori sede.
L’accordo individuale di lavoro agile può essere revocato dal datore di lavoro?
Sì, con il preavviso previsto nell’accordo (minimo 30 giorni, 90 per i lavoratori disabili ai sensi dell’art. 1 della L. 68/1999), oppure senza preavviso in presenza di un giustificato motivo. Al di fuori di questi casi, la revoca unilaterale non è legittima.
Cosa rischia l’azienda se non comunica l’accordo al Ministero del Lavoro?
Rischia una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore per cui la comunicazione è stata omessa o effettuata in ritardo rispetto ai termini previsti.
Lo smart working è ancora agevolato per i lavoratori fragili nel 2026?
Il regime emergenziale semplificato che consentiva l’accesso senza accordo individuale è terminato: oggi si applica la disciplina ordinaria della L. 81/2017. Restano però tutele rafforzate, che il datore deve considerare prima di rispondere a una richiesta proveniente da queste categorie: la priorità nell’esame e, per chi ha una malattia oncologica, invalidante o cronica che comporta un’invalidità pari o superiore al 74%, l’accesso prioritario al lavoro agile al termine del congedo fino a ventiquattro mesi previsto dalla L. 106/2025.
L’accordo di lavoro agile deve avere per forza una scadenza?
No. Può essere stipulato a tempo determinato o indeterminato: nel secondo caso non ha una scadenza automatica e si scioglie solo con il recesso di una delle parti, nei termini e con le modalità previste dall’accordo stesso.
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